#書庫の設定 #書庫の管理
こんにちは、Shopらんサポートセンター ラン子です。
今回は書庫のツリー構成を変えたいお客様にぜひ活用していただきたい管理機能を紹介します。
ツリー構成を本部グループ別で作ってしまったために、店舗が目的の文書を見つけられないなどの声や、店舗から催事、仕入れ・発注、店長、スタッフ向けなど業務や職務カットで参照したいなどの要望が上がっている。ただ本部と店舗どちらか一方の要望をとりいれるわけにもいかない…
文書一つ一つ更新するのも手間で手を付けられていない、なんてことはありませんか？
ツリー構成を利用者が使いやすいよう複数表示方法を用意する
ツリーの見せ方は簡単に追加・変更することができます。本部側では発信部署別のフォルダーパスのまま管理し、店舗にはカテゴリーとキーワードを組み合わせて店長向け業務をイベント別に絞り込んで参照させることができます。区分とカテゴリの組み合わせで事業やブランドごとで異なる見せ方もすることができます。
文書の一括更新でメンテナンスの負担を軽減
文書の整理には書庫の管理を利用して、文書ごとではなく複数文書を一括で変更することができます。増えたファイルを年度ごとにまとめたり、不要となったファイルを一度に非公開にすることができます。また新たに文書を移行する場合は、ドラッグ＆ドロップでファイルを一括登録することができます。（ブラウザがIEの場合は利用できませんのでご注意ください。）
構成を決めたら、ぜひ管理画面で変えてみてください。