書庫とは
書庫とは、本部と店舗の間でやり取りされる情報のうち、店舗運営マニュアルや商品カタログなど、更新頻度は高くないものの、いつでも参照できるように整理しておきたい文書を格納するための機能です。
お知らせが即時性や情報の鮮度を重視しているのに対し、書庫は一覧性や探しやすさを重視しています。
書庫文書の登録・編集
新しく書庫文書を登録したり、登録済みの文書を編集したりできます。
書庫文書の編集画面で「書庫に登録するファイル」に設定したファイルが、書庫文書になります。
ℹ 補足：「書庫の管理」権限を持つ本部ユーザーが利用できます。
ℹ 補足：サイドメニュー「一般－書庫＞一覧を見る」の「書庫文書の一覧表示」タブ、または「検索」タブから操作します。
操作手順
- 書庫文書の一覧で［書庫文書を追加する］ボタン、または書庫文書の［編集］ボタンをクリックします。
- 書庫文書の編集画面で、文書タイトル、公開先、書庫に登録するファイルを設定し、［登録する］ボタンをクリックします。
ボタン操作
- ［登録する］ボタンをクリックすると、書庫文書を登録できます。
書庫の下書き保存機能を利用している場合は表示されません。 - ［下書き保存する］ボタンをクリックすると、書庫文書を下書き保存できます。
書庫の下書き保存機能を利用している場合に表示されます。詳細は「書庫の下書き保存」を参照してください。 - ［取りやめる］ボタンをクリックすると、入力内容を破棄して元の画面に戻ります。
ℹ 補足：公開期間外の書庫文書を編集するには、書庫文書の一覧で「公開期間外の文書も表示する」にチェックを入れて一覧に表示してから編集してください。
ℹ 補足：書庫ツリーの階層を選択した状態で書庫文書を追加すると、選択している階層に表示されるカテゴリ／キーワードが選択された状態で、書庫文書の編集画面が表示されます。
ℹ 補足：書庫文書を登録したことをお知らせで通知できます（「お知らせ作成」権限が必要です）。
登録項目一覧
ℹ 補足：カスタマイズできる項目には「(+)」が表示されます。
| 項目 | 項目種類／入力制限 | 説明 |
|---|---|---|
| 文書タイトル | 文字列／240文字 | 書庫文書のタイトルを設定します。「書庫に登録するファイル」選択時に文書タイトルが入力されていない場合は、ファイルのベース名（ファイル名から拡張子を除いた部分）が自動的に設定されます。 |
| フォルダーパス(+) | 文字列／320バイト（フォルダー名は100バイト） | 書庫ツリーにフォルダーパスを設定すると、フォルダーツリーで文書を管理できます。文書のフォルダーパスを /（スラッシュ区切り）で指定します。⚙ 前提条件：「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞書庫のフォルダー分類」を「利用する」に設定している場合に表示されます。 ℹ 補足：書庫ツリーの階層を選択した状態で書庫文書を追加すると、選択している階層を示すカテゴリ／キーワードが選択された状態になります。 ℹ 補足：フォルダー名の中にはスペースを入れられますが、フォルダー名の前後にはスペースを入れられません。 |
| 説明 | 文字列／2000文字 | 書庫文書の説明を設定します。 |
| キーワード(+) | 文字列／40文字 | 任意のキーワードを設定します。最大10件まで設定できます。キーワードが一致するクイックBOXから文書を表示することもできます。 ⚙ 前提条件：「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞キーワード機能」を「利用する」に設定している場合に表示されます。 |
| キーワードを選ぶ(+) | プルダウン | 最近利用したキーワード10件から選択できます。 ⚙ 前提条件：「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞キーワード機能」を「利用する」に設定している場合に表示されます。 |
| 公開先（区分）(+) | チェックボックス | 書庫文書の公開先区分を設定します。ログインユーザーが所属している区分から選択できます。 ⚙ 前提条件：「環境の分割機能」を利用しており、かつログインユーザーが区分に所属している場合に表示されます。 所属区分別 ・1区分のみに所属している場合は、その区分が選択された状態になります。 ・複数区分に所属している場合は、一括で区分の選択／解除ができます。なお、「マイ設定＞表示フィルターの設定＞最初に選択されている区分」で区分を指定している場合は、指定した区分が初期選択されます。 ・区分に所属していない場合は、すべての区分が公開先の対象になります。 |
| 公開先 | 書庫文書の公開先を設定します。 ・「全ての店舗」または「店舗を選択」のどちらかを選びます。 ・「全ての店舗」を選ぶと、全ての店舗に公開されます。 ・「店舗を選択」を選ぶと［選択する］ボタンが表示され、選択した店舗が表示されます。店舗の選択では、店舗または店舗グループを選択できます。 ・「全ての店舗」「全てのFC法人」「店舗・FC法人を選択」のいずれかを選びます（「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞FC法人機能」を「利用する」に設定している場合）。 ・「店舗・FC法人を選択」を選ぶと、店舗・FC法人を選択できます。 初期値は、「管理－業務の管理＞書庫の設定＞基本の設定＞書庫文書の作成画面＞公開先の初期値」で設定されている内容です。 | |
| カテゴリ(+) | プルダウンまたはチェック | カテゴリを設定します。 ⚙ 前提条件：「管理－業務の管理＞カテゴリの定義」で設定している場合に表示されます。 |
| 書庫に登録するファイル | 添付ファイル | 書庫に登録するファイルを設定します。書庫文書の編集時には「選択されていません」と表示されます。ファイルを差し替えたい場合は、差し替えるファイルを選択してください。 「書庫に登録するファイル」選択時に文書タイトルが入力されていない場合は、ファイルのベース名（ファイル名から拡張子を除いた部分）が自動的に設定されます。 |
| PDFの印刷 | オプション | PDFファイルの印刷を許可するかどうかを設定します。 ⚙ 前提条件：登録ファイルがPDFファイルの場合に選択できます。 「不可」に設定した場合は、一括印刷の対象外になります。 ⚠ 注意：PDFの印刷不可の設定は Adobe Reader の動作に依存するため、他の閲覧ソフトを利用している場合は印刷されることがあります。 初期値は「可」です。 |
| 公開期間 | 日付 | 書庫文書の公開期間を設定します。公開期間を過ぎた書庫文書は、「書庫の管理」権限を持つ本部ユーザーのみ表示できます。公開期間を指定しない場合は、常に公開されます。 |
| 発信部署 | プルダウン | 書庫文書の発信部署を設定します。 「発信部署の選択範囲」を「所属するグループのみ」に設定している場合は、ログインユーザーが所属していないグループ階層は表示されません（「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞発信部署の選択範囲」）。 初期値は、前回選択した発信部署（お知らせ、書庫、店舗スケジュール共通）です。初回はログインユーザーの所属部署が設定されます。 |
| 更新マークを表示する(+) | チェックボックス | 更新した書庫文書に更新マークを表示するかどうかを設定します。 ⚙ 前提条件：「管理－業務の管理＞書庫の設定＞基本の設定＞一覧の表示＞更新マークを表示する期間」で期間を設定している場合に表示されます。 |
動画ファイルの登録
書庫文書には、最大1GBまでの動画ファイルを登録できます。
動画ファイルを登録すると、ストリーミング再生（以下、再生）できるファイルに最適化されます。
最適化が完了すると、再生・ダウンロードできるようになります。
対象となるファイル（拡張子）
- mp4
- m4v
- mov
- wmv
- avi
- qt
最適化のステータス
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 最適化中 | ファイルを最適化しています。再生・ダウンロードはできません。ファイルを再生またはダウンロードしようとすると、「最適化を行っています。しばらく待ってから再度お試しください。」と表示されます。 ℹ 補足：Android版売場ノートアプリを利用している場合は、「ダウンロードできません」と表示されます。 |
| 最適化済み | ファイルの最適化が完了しています。再生・ダウンロードできます。 |
| 最適化不可 | ファイルを最適化できません。オリジナルファイルのままとなるため、再生できないことがあります。 |
ℹ 補足：オリジナルファイルのサイズが1GBを超える場合は、アップロードできません。
ℹ 補足：最適化により、オリジナルファイルよりサイズが大きくなることがあります。
ℹ 補足：最適化後のファイルサイズは、書庫文書の詳細画面で確認できます。
ℹ 補足：最適化後のファイルサイズが1GBを超える場合でも、再生・ダウンロードできます。
ℹ 補足：オリジナルファイルのストリーミング再生・ダウンロードはできません。
ℹ 補足：2021年8月24日以降に登録・更新した動画ファイルの再生・ダウンロードには、書庫動画データ通信量がかかります。店舗・店舗スタッフ、FC法人、本部ユーザーなど、すべてのアカウントの操作が集計対象です。
ℹ 補足：2021年8月24日より前に登録・更新した動画ファイルは最適化されず、書庫動画データ通信量の集計対象外です。
書庫文書の削除
登録されている書庫文書を削除できます。
ℹ 補足：「書庫の管理」権限を持つ本部ユーザーが利用できます。
ℹ 補足：サイドメニュー「一般－書庫＞一覧を見る」の「書庫文書の一覧表示」タブ、または「検索」タブから操作します。
操作手順
- 書庫文書の一覧で、書庫文書の［編集］ボタンをクリックします。
- 書庫文書の編集画面で［削除する］ボタンをクリックします。
ボタン操作
- ［削除する］ボタンをクリックすると、書庫文書を削除します。
- ［取りやめる］ボタンをクリックすると、元の書庫文書編集画面に戻ります。
フォルダー名の変更
書庫文書の一覧に表示されるフォルダーパスのフォルダー名を、登録文書ごとに変更せず、一括で変更できます。
⚙ 前提条件：書庫のフォルダー分類機能を利用しており、かつ書庫ツリーにフォルダーパスを表示している場合に利用できます。
⚠ 注意：変更できるフォルダーは、本部ユーザーが所属する区分のみです。所属していない区分のフォルダーは編集できません。
ℹ 補足：「書庫の管理」権限を持つ本部ユーザーが利用できます。
ℹ 補足：サイドメニュー「一般－書庫＞一覧を見る」の「書庫文書の一覧表示」タブから操作します。
操作手順
- 「書庫文書の一覧表示」タブに表示されたツリーから、変更したいフォルダー名をクリックします。
- 「書庫文書の一覧」で、フォルダーパス末尾のフォルダー名変更アイコンをクリックします。
- 「フォルダー名の変更」画面でフォルダー名を変更します。
ボタン操作
- ［変更する］ボタンをクリックすると、フォルダー名を変更できます。
- ［閉じる］ボタンをクリックすると、元の一覧画面に戻ります。
入力項目と説明
| 項目 | 項目種類／入力制限 | 説明 |
|---|---|---|
| 変更後 | 文字列／320バイト | 変更後のフォルダー名を入力します。初期値は変更前のフォルダー名です。 |
書庫文書の下書き保存・公開
書庫文書の下書き保存機能を利用している場合は、登録・編集した内容を公開せず、下書きとして保存できます。
下書き保存中のデータを確認できるユーザー
- 書庫の管理権限を持つ本部ユーザー
下書き保存中のデータを公開できるユーザー
- 書庫の管理権限を持つ本部ユーザーで、発信部署に所属する本部ユーザー
⚙ 前提条件：「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞書庫文書の下書き保存機能」を「利用する」に設定している場合に利用できます。
入力項目と説明
| 項目 | 項目種類／入力制限 | 説明 |
|---|---|---|
| 保存履歴のコメント | 文字列／2000文字 | 保存時にコメントを登録できます。 |
ボタン操作
- ［下書き保存する］ボタンをクリックすると、編集した内容を下書き保存できます。
- ［公開する］ボタンをクリックすると、編集した内容を公開できます。
書庫文書の発信部署に所属する本部ユーザーが利用できます。
ℹ 補足：書庫文書の下書き保存機能を利用している場合、［登録する］ボタンは表示されません。
ℹ 補足：店舗や、「書庫の管理」権限を持たない本部ユーザーには、下書き保存中のデータは表示されず、公開された時点のデータが表示されます。
ℹ 補足：一度も公開されていない下書き保存中のデータは、書庫文書自体が表示されません。
ℹ 補足：売場ノートアプリでは下書き保存機能は利用できず、下書き保存中のデータも表示されません。
下書きの保存履歴
書庫文書の編集画面に保存履歴が表示されます。
下書きと公開の履歴を、最大5件まで確認できます。
お知らせで通知する
お知らせの作成権限を持つ本部ユーザーは、書庫文書をお知らせで通知できます。
ℹ 補足：「書庫の管理」および「お知らせの作成」権限を持つ本部ユーザーが利用できます。
ボタン操作
- 書庫文書の登録完了画面で［お知らせで通知する］ボタンをクリックすると、お知らせ作成画面が開き、「関連する書庫文書」に文書が選択された状態になります。
登録したお知らせが公開されると、書庫文書をお知らせで通知できます。 - ［戻る］ボタンをクリックすると、元の一覧画面に戻ります。
⚙ 前提条件：「管理－システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞お知らせと書庫の連携機能」を「利用する」に設定している場合に利用できます。