サイドメニュー「管理－書庫の管理」
このページはサービス管理担当者向けです。
⚙ 前提条件：設定には書庫の管理権限が必要です。
各利用者の詳細は「利用者について」を参照してください。
この画面では、書庫に登録されている文書の一括編集・削除を行えます。
また、書庫へのファイルの一括登録も行えます。
書庫文書の一括編集・削除
書庫文書の公開先や公開期間などを一括で変更したり、一括削除したりできます。
⚠ 注意：ファイルの一括登録とは同時に実行できません。
ステップ1. 編集操作の設定
編集対象の書庫文書を選択し、編集操作を設定します。
| 項目 | 入力種別 | 説明 |
|---|---|---|
| 編集対象の文書 | リンク、ボタン、ラベル | ［選択する］ボタンをクリックして、一括操作の対象となる書庫文書を選択・設定します。設定した書庫文書の件数がラベルで表示されます。 設定した書庫文書はリンクで表示され、クリックするとダウンロードできます。公開期間中の書庫文書は青色、公開期間外の書庫文書はグレーのリンクで表示されます。 |
| 編集操作 | プルダウン、ラベル | 設定した書庫文書に対する操作内容を設定します。 操作を選択すると、画面が再表示され、選択内容がラベルで表示されます。以後、その操作はプルダウンの選択肢から選べなくなります。 また、「変更内容」に対応する入力欄が表示されます。 編集操作は、削除時以外は複数選択できます。 |
| 変更内容 | ー | 編集操作に対する変更内容を設定します。 |
| 操作 | ボタン | 編集操作を設定すると［削除］ボタンが表示されます。 クリックすると設定した編集操作を削除します。 削除した編集操作は「編集操作」のプルダウンの選択肢に再び表示されます。 |
- ［編集内容を確認する］ボタン：ステップ2へ進みます。
変更内容について
変更内容の設定は、選択した編集操作によって異なります。
編集操作ごとの変更内容は次のとおりです。
入力必須項目には、入力欄の右側に「*」が表示されます。必ず入力してください。
| 編集操作 | 項目種類／入力制限 | 説明 |
|---|---|---|
| 文書を追加する | ー | ファイルの一括登録の場合に自動設定されます。 ファイルを書庫に追加します。 ⚠ 注意：この操作と「文書を削除する」は同時に利用できません。 |
| 文書を削除する | ー | 書庫文書の一括編集の場合に選択肢に表示されます。 文書を削除します。 ⚠ 注意：この操作は他の操作と同時に利用できません。 |
| 文書タイトルを変更する | 文字列／半角240文字、全角約80文字 | 文書タイトルを設定します。初期値は未設定です。 |
| フォルダーパスを変更する | 文字列／320文字（フォルダー名は100文字） | 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［書庫のフォルダー分類］を「利用する」に設定している場合に表示されます。 文書のフォルダーパスを設定します。初期値は未設定です。 |
| PDFファイル印刷の可否を変更する | オプションボタン | 文書のPDF印刷を許可するかどうかを設定します。 PDF以外の書庫文書またはファイルはスキップされます。 初期値は「可」です。 |
| 説明を変更する | 文章／半角2000文字、全角約666文字 | 文書の説明を設定します。初期値は未設定です。 |
| キーワードを変更する | 文字列／40文字 | 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［キーワード機能／書庫］を「利用する」に設定している場合に表示されます。 文書のキーワードを設定します。初期値は未設定です。 |
| 区分を変更する | チェックボックス | 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［環境の分割機能］を「利用する」に設定している場合に表示されます。 文書の公開先となる区分を設定します。初期値は未設定です。 |
| 公開先を変更する | オプションボタン | 文書の公開先を設定します。初期値は「全ての店舗」です。 |
| 公開期間を変更する | 日付 | 文書の公開期間を設定します。 未設定の場合、編集対象に公開期間が設定されている文書があれば、その文書の公開期間も未設定になります。 初期値は未設定です。 |
| 発信部署を変更する | プルダウン | 文書の発信部署を設定します。 未設定の場合、編集対象に発信部署が設定されている文書があれば、その文書の発信部署も未設定になります。 初期値は未設定です。 |
| {カテゴリ}を変更する | プルダウンまたはオプションボタン | 「業務の管理 ＞ カテゴリの定義」の使用先を「書庫」に設定している場合に表示されます。 文書のカテゴリを設定します。 {カテゴリ}には定義したカテゴリグループ名が入ります。 初期値は未設定です。 |
ステップ2. 編集内容の確認
設定した編集対象と編集操作を確認します。
ℹ 補足：「業務の管理 ＞ 書庫の設定 ＞ 基本の設定」の［一覧の表示／更新マークを表示する期間］で期間を設定している場合は、更新マークを表示するかどうかを設定できます。
- ［戻る］ボタン：ステップ1に戻ります。
- ［更新処理を実行する］ボタン：ステップ3へ進みます。
ステップ3. 更新処理の実行
編集対象に対する編集操作の処理を実行し、処理状況を表示します。
⚠ 注意：更新処理の途中で画面遷移したりブラウザを閉じたりしても、更新処理は止まりません。
100%に到達すると、自動的にステップ4へ進みます。
ステップ4. 更新結果の確認
更新結果を件数で表示します。
- ［戻る］ボタン：ステップ1の画面を表示します。
書庫へのファイル一括登録
書庫に登録したい複数のファイルを一括でアップロードし、書庫へ登録できます。
⚠ 注意：書庫文書の一括編集・削除とは同時に実行できません。
⚠ 注意：ファイルの一括登録は、HTML5に対応している Firefox 5・Chrome 12 以上のブラウザでのみ利用できます。
ステップ1. 編集操作の設定
書庫に登録したいファイルをドラッグ＆ドロップし、編集操作を設定します。
| 項目 | 項目種類／入力制限 | 説明 |
|---|---|---|
| 編集対象の文書 | リンク、ボタン、ラベル | HTML5対応ブラウザを利用している場合、エリア内に「ここにファイルをドロップすると、ファイルを一括でアップロードできます。」と表示されます。 一括登録の対象となるファイルをエリアにドラッグ＆ドロップします。設定したファイルの件数がラベルで表示されます。 設定したファイルは青色のリンクで表示され、クリックするとダウンロードできます。 |
| 編集操作 | プルダウン、ラベル | 「文書を追加する」が自動的に設定されます。 設定したファイルに対するその他の操作内容を設定します。 操作を選択すると、画面が再表示され、選択内容がラベルで表示されます。以後、その操作はプルダウンの選択肢から選べなくなります。 また、「変更内容」に対応する入力欄が表示されます。 編集操作は複数選択できます。 |
| 変更内容 | ー | 編集操作に対する変更内容を設定します。 |
| 操作 | ボタン | 編集操作を設定すると［削除］ボタンが表示されます。 クリックすると設定した編集操作を削除します。 削除した編集操作は「編集操作」のプルダウンの選択肢に再び表示されます。 |
- ［編集内容を確認する］ボタン：ステップ2へ進みます。
編集操作を設定しない場合の仕様
編集操作を設定しない場合、作成される書庫文書の各項目は次の設定になります。
| 項目 | 設定値 |
|---|---|
| 文書タイトル | ファイル名 |
| フォルダーパス | / 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［書庫のフォルダー分類］を「利用する」に設定している場合、画面上から確認できます。 |
| 説明 | 未設定 |
| キーワード | 未設定 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［キーワード機能／書庫］を「利用する」に設定している場合、画面上から確認できます。 |
| 公開先／区分 | 全ての区分で閲覧可能 一括登録を行う本部ユーザーが全ての区分に所属していない場合も同様です。 「システムの管理 ＞ オプションの管理 ＞ 機能の設定」の［環境の分割機能］を「利用する」に設定している場合、画面上から確認できます。 |
| 公開先 | 全ての店舗 |
| {カテゴリ} | 未設定 「業務の管理 ＞ カテゴリの定義」で使用先を「書庫」に設定している場合、画面上から確認できます。 {カテゴリ}には定義したカテゴリグループ名が入ります。 |
| PDFの印刷 | 可 |
| 公開期間 | 未設定 |
| 発信部署 | 未設定 |
| 登録者 | 一括登録をした本部ユーザー |
ステップ2. 編集内容の確認
設定した編集対象と編集操作を確認します。
ℹ 補足：「業務の管理 ＞ 書庫の設定 ＞ 基本の設定 ＞ 一覧の表示」の［更新マークを表示する期間］で期間を設定している場合は、更新マークを表示するかどうかを設定できます。
- ［戻る］ボタン：ステップ1に戻ります。
- ［更新処理を実行する］ボタン：ステップ3へ進みます。
ステップ3. 更新処理の実行
編集対象に対する編集操作の処理を実行し、処理状況を表示します。
⚠ 注意：更新処理の途中で画面遷移したりブラウザを閉じたりしても、更新処理は止まりません。
100%に到達すると、自動的にステップ4へ進みます。
ステップ4. 更新結果の確認
更新結果を件数で表示します。
- ［戻る］ボタン：ステップ1の画面を表示します。