書庫の設定 – Shopらんサポートサイト

サイドメニュー「管理＞業務の管理＞書庫の設定」

このページはサービス担当者の方を対象としています。
⚙ 前提条件：設定には、業務の管理権限が必要です。
各利用者の詳細は利用者についてを参照してください。

書庫機能で使用するカテゴリグループや、書庫に登録したファイルの開き方など、書庫機能に関する動作を設定できます。

基本の設定

項目	項目種類／入力制限	説明
ファイルの最大サイズ	数値／1〜200	書庫文書に登録できるファイルサイズの上限を、MB単位で設定します。デフォルトは5です。ただし、動画ファイルはこの設定にかかわらず1GB固定です。
カテゴリ／カテゴリグループ名	チェックボックス	書庫に利用するカテゴリグループを設定します。「業務の管理＞カテゴリの定義」で設定したカテゴリグループが表示されます。カテゴリが1つも登録されていない場合は、カテゴリグループを「カテゴリの定義」で作成するようメッセージが表示されます。書庫文書にカテゴリがあると、店舗が閲覧した際に書庫文書の種別がひと目でわかり、さらに検索しやすくなります。
カテゴリ／複数選択にする	チェックボックス	チェックした場合、書庫文書登録時にカテゴリ項目がチェックボックスで表示され、複数設定できるようになります。チェックしない場合、カテゴリ項目はプルダウンで表示され、1つだけ設定できるようになります。
カテゴリ／必須にする	チェックボックス	チェックした場合、書庫文書登録時にそのカテゴリグループのカテゴリ項目を設定しないと、書庫文書の登録・公開ができなくなります。
書庫文書の作成画面／区分の自動選択	オプションボタン	「システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞環境の分割機能」を「利用する」に設定している場合に表示されます。書庫文書登録画面で送り先の店舗・店舗グループを選択した際に、店舗・店舗グループが所属している区分を自動で選択するかどうか設定します。デフォルトは「利用しない」です。
書庫文書の作成画面／公開先の初期値	オプションボタン	書庫文書の登録画面を開いた際に、あらかじめ公開先として選択されている店舗を設定します。「店舗を選択」に設定した場合、店舗を設定しなくても登録できます。デフォルトは「全ての店舗」です。
店舗での情報画面の表示項目	チェックボックス	店舗での書庫文書の詳細画面に表示する項目を設定します。公開先／登録者のみ設定します。チェックしない場合、店舗で書庫文書の詳細画面に表示されなくなります。デフォルトはすべて有効です。
動画の開き方	オプションボタン	書庫に登録された動画ファイルの開き方を設定します。「ダウンロードする」：動画ファイルをダウンロードします。「ブラウザで再生する」：動画ファイルをブラウザ上でストリーミング再生します。デフォルトは「ブラウザで再生する」です。
動画の開き方／本部ユーザー以外のダウンロードを制限する	チェックボックス	本部ユーザー以外が動画を開いた際に、ダウンロードボタンやメニューが表示されないよう制限します。デフォルトは無効です。 ⚙ 前提条件：動画の開き方を「ブラウザで再生する」に設定している場合に利用できます。 ℹ 補足：この制限は簡単にダウンロードできないようにするためのもので、完全にダウンロード不可にするものではありません。店舗／FC法人／スタッフでは、次の機能が制限されます。・動画再生時のダウンロードボタンやメニューは表示されません。・書庫文書詳細画面の　- ファイル名はリンク表示になりません。　- 直リンク用URLは表示されなくなります。
動画の開き方／Internet Explorerでの動画再生	チェックボックス	Internet Explorerでの動画再生を許可するかどうか設定します。デフォルトは無効です。 ⚙ 前提条件：動画の開き方を「ブラウザで再生する」に設定している場合に利用できます。 ℹ 補足：Internet Explorerで動画を再生した場合、次の制限があります。・環境により安定して再生・操作できないことがあります。・音声ボタンをクリックすると全画面表示に切り替わります。・動画再生位置を調整するカーソルを細かく操作することはできません。・全画面表示と通常表示を切り替えた際に、動画の表示サイズが小さくなることがあります。・スマートデバイスで縦向きに撮影した動画が横向きで再生されます。
PDFの開き方	オプションボタン	書庫に登録されたPDFの開き方を設定します。同じウィンドウ内に表示する／別のウィンドウを開くから選択できます。デフォルトは「同じウィンドウ内に表示する」です。
PDFの一括印刷	オプションボタン	書庫のPDFファイルを一括印刷する機能を利用するかどうか設定します。「利用する」に設定した場合、一覧にチェックボックスと「一括印刷する」ボタンが表示されます。印刷したい書庫文書にチェックを入れ、「一括印刷する」ボタンをクリックすると、1つのPDFに連結して印刷できます。デフォルトは「利用しない」です。
一覧の表示／件数の表示	オプションボタン	一覧の総文書数・表示中のページ番号を表示するかどうか設定します。デフォルトは「表示しない」です。
一覧の表示／更新マークを表示する期間	プルダウン	書庫文書を更新した際に設定できる更新マークを、最終更新日から何日間表示するか設定します。表示しない／1〜7日間から選択できます。「表示しない」に設定した場合、書庫文書の編集画面に「更新マークを表示する」が表示されなくなります。デフォルトは「表示しない」です。
一覧の表示／ツリーの幅を記憶する	オプションボタン	書庫ツリーの幅を変更した際に、次回一覧を開いたときも同じ表示幅で表示するかどうか設定します。デフォルトは「利用する」です。
一覧の表示／ツリーのスクロール表示	オプションボタン	書庫ツリーが縦に長く表示されている際に、書庫ツリーのみを動かせるスクロールバーを表示するかどうか設定します。デフォルトは「利用しない」です。
一覧の表示／新UIの表示スタイル初期値	オプションボタン	新UIの一覧の表示スタイルの初期値を設定します。デフォルトは「タイル形式」です。 ℹ 補足：・利用者が選択した表示スタイルは保持され、新UIの一覧を開いた際には前回表示したスタイルで表示されます。・途中で初期値を変更した場合は、利用者ごとに保持された表示スタイルはクリアされ、変更後の初期値で表示されます。

　［変更する］ボタンをクリックすると、編集内容を登録します。

ツリーの設定

　書庫文書を条件で絞り込んで表示しやすくするために、書庫ツリーを設定します。

書庫ツリーの登録・編集

項目	項目種類／入力制限	説明
ツリーの表示名	文字列／80文字	書庫ツリーの表示名を設定します。
ソート順位	数値／0〜999	書庫ツリーを表示する順序を設定します。同じソート順位の場合は名前順になります。デフォルトは100です。
説明	文章／666文字	書庫ツリーの説明を設定します。
初期状態の表示	オプションボタン	一覧を開いた際の書庫ツリーの状態を設定します。閉じた状態で表示／一階層開いた状態で表示から選択できます。書庫ツリーが1つしか設定されていない場合は、自動的に一階層開いた状態で表示します。デフォルトは「閉じた状態で表示」です。
デフォルトのソート項目	プルダウン／オプションボタン	この書庫ツリーをクリックして一覧を表示する際の並び順を設定します。最終更新日／文書タイトル／発信部署／カテゴリグループ（「書庫の設定＞基本の設定＞カテゴリ」でチェックされているカテゴリグループが表示されます。）、昇順／降順から選択できます。デフォルトは「最終更新日／降順」です。
ツリーの表示先	オプションボタン	この書庫ツリーを利用できる本部ユーザー・店舗を設定します。デフォルトは「全ての本部ユーザー・店舗」です。
絞り込み条件	プルダウン	書庫ツリーの階層を作る条件を設定します。上から順に階層が設定され、6階層まで設定できます。設定できる条件は次のとおりです。・カテゴリグループ（「書庫の設定＞基本の設定＞カテゴリ」でチェックされているカテゴリグループが表示されます。）・キーワード（「システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞キーワード機能＞書庫」を「利用する」に設定している場合に表示されます。最大5つ設定できます。）・区分（「システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞環境の分割機能」を「利用する」に設定している場合に表示されます。）・フォルダーパス（「システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞書庫のフォルダー分類」を「利用する」に設定している場合に表示されます。フォルダーパスの下にさらに階層を設定することはできません。）「初期状態の表示」では区分のみ設定できます。自分が所属する区分をすべて展開／デフォルト区分のみを展開から選択できます。

　「取りやめる」ボタンをクリックすると、編集内容を破棄して元の画面に戻ります。
　「登録する」ボタンをクリックすると、編集内容を登録します。

書庫ツリーの一覧表示

　書庫ツリーの「ソート順位」の昇順で並べた一覧を表示します。

　「ツリーを追加する」ボタンをクリックすると、新しく書庫ツリーを登録できます。
　書庫ツリーの登録数に上限はありません。
　一覧に表示される「編集」ボタンをクリックすると、対象の書庫ツリーを編集・削除できます。

書庫ツリーの削除

　書庫ツリーを削除します。
　⚠ 注意：一度削除した書庫ツリーは元に戻せません。

　「取りやめる」ボタンをクリックすると、削除を取りやめて編集画面に戻ります。
　「削除する」ボタンをクリックすると、この書庫ツリーを削除します。

検索条件の設定

　店舗・本部での書庫文書の検索画面に表示する検索条件を設定します。

　「表示する」「詳細時に表示する」「表示しない」から選択できます。
　「詳細時に表示する」に設定した場合、検索画面の条件欄下部に「詳細な条件を指定」ボタンが表示され、クリックすると「詳細時に表示する」に設定した項目が表示されます。

項目	項目種類	説明
検索キーワード	プルダウン	フリー検索キーワード欄です。検索したい文字列を入力して検索します。「表示する」以外には設定できません。
検索キーワード／タイトルから検索の初期値	オプションボタン	文書タイトルのみで検索したい場合は、「タイトルから検索」をチェックして検索します。＜選択済み＞「タイトルから検索」がチェックされた状態です。＜未選択＞「タイトルから検索」がチェックされていない状態です。デフォルトは「未選択」です。
検索キーワード／キーワードの検索方法の初期値	オプションボタン	複数キーワードで検索したい場合は、条件の一致方式を指定できます。＜すべてを含む＞「すべてを含む」が選択された状態です。＜いずれかを含む＞「いずれかを含む」が選択された状態です。デフォルトは「すべてを含む」です。
文書番号	プルダウン	文書番号を指定して検索します。デフォルトは「表示する」です。
フォルダーパス	プルダウン	書庫文書に設定されたフォルダーパスで絞り込んで検索します。この条件だけでは検索できません。デフォルトは「表示する」です。 ⚙ 前提条件：システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞書庫のフォルダー分類を利用している場合に利用できます。
区分	プルダウン	書庫文書の公開先区分を絞り込んで検索します。この条件だけでは検索できません。デフォルトは「表示する」です。 ⚙ 前提条件：システムの管理＞オプションの管理＞機能の設定＞環境の分割機能を利用している場合に利用できます。
公開終了日	プルダウン	公開終了日を指定して検索します。デフォルトは「詳細時に表示する」です。
最終更新日	プルダウン	書庫文書が最後に更新された日を指定して検索します。デフォルトは「詳細時に表示する」です。
発信部署	プルダウン	発信部署を指定して検索します。デフォルトは「表示する」です。
カテゴリグループ	プルダウン	書庫文書に利用されているカテゴリを指定して検索します。デフォルトは「表示する」です。
タグ	プルダウン	タグを指定して検索します。タグを設定していないアカウントでは表示されません。デフォルトは「表示する」です。

　「変更する」ボタンをクリックすると、編集内容を登録します。

フレッシュマニュアルの設定

⚙ 前提条件：フレッシュマニュアルを利用している場合にのみ表示されます。

フレッシュマニュアルを利用できる店舗を設定できます。

項目	項目種類	説明
利用可能な店舗	オプションボタン	フレッシュマニュアルを利用できる店舗を設定します。全ての店舗（・FC法人）：登録されている有効なすべての店舗、FC法人が利用できます。店舗・FC法人を選択：設定された店舗、FC法人、店舗グループに所属する店舗が利用できます。デフォルトは「全ての店舗（・FC法人）」です。現時点で設定した有効な店舗数も確認できます。
利用できる機能	－	フレッシュマニュアルで利用する機能をチェックします。
利用できる機能／発信部署への質問	オプションボタン	マニュアルから文書の発信部署へ直接質問します。利用する：マニュアルから発信部署へ質問できます。利用しない：質問欄は表示されません。デフォルトは「利用する」です。
利用できる機能／マニュアルの評価	オプションボタン	マニュアルの評価を行います。利用する：マニュアルを評価できます。利用しない：評価欄は表示されません。デフォルトは「利用する」です。
利用できる機能／店舗メモの登録	オプションボタン	マニュアルに店舗メモを登録し、共有します。利用する：マニュアルに店舗メモを登録できます。利用しない：店舗メモ欄は表示されません。デフォルトは「利用する」です。
利用できる機能／印刷	オプションボタン	マニュアルを印刷します。利用する：マニュアルをPDF出力して印刷できます。利用しない：印刷できません。ブラウザからの印刷は可能です。デフォルトは「利用しない」です。